De zakelijke collega die afhaakt bij emoties

Je hebt er vast een in je team. Inhoudelijk sterk, komt zijn afspraken na, iedereen vindt hem aardig. Alleen een praatje pot is te veel gevraagd. Al helemaal als een gesprek over gevoel dreigt te gaan. Dan stuurt hij het direct terug naar de inhoud. Je hebt nu al een paar keer gezegd dat hij wat meer contact mag maken met zijn collega’s. Toch verandert er niets.

In deze blog vertelt Jos Huijser, Human Capital Expert bij HRD Groep, hoe je als leidinggevende of begeleider zo’n collega verder helpt.

Als iemand voor de zoveelste keer niet doet wat je hebt gevraagd, zijn we geneigd het opnieuw uit te leggen. Nog uitgebreider, met nog meer voorbeelden. Want wie iets goed begrijpt, doet het toch ook goed? Bij een nieuwe procedure of een onbekend systeem werkt dat prima. Bij vaardigheden waar andere mensen bij komen kijken, gaat die vlieger niet op.

Je hebt hem verteld hoe zo’n gesprek werkt: stel een open vraag en laat een stilte vallen voordat je met een oplossing komt. Hij knikt en begrijpt het. Bij het eerstvolgende gesprek waarin een collega vertelt dat het even niet goed met haar gaat, zit hij binnen een minuut weer op de inhoud. Niks open vraag, niks stilte.

Hij begrijpt het prima, maar in de praktijk lukt het hem gewoon niet.

Het verschil tussen niet begrijpen en niet kunnen bepaalt wat je daarna doet. Weten hoe je telefoon werkt, wil nog niet zeggen dat je weet wat je moet doen als je een boze klant aan de lijn hebt. Wie iets niet begrijpt, help je met uitleg. Wie moeite heeft om het uit te voeren, help je door ernaast te gaan zitten en te kijken wat er gebeurt op het moment dat het spannend wordt.

Sturen gaat uit van de organisatie. Dit spreken we af, dit lever je vrijdag op. Voor duidelijke afspraken werkt dat prima, en ook hier heeft het zin. Maak concreet welk gedrag je van hem verwacht. “Je moet beter communiceren” is te vaag om iets mee te doen. “Vraag door voordat je met een oplossing komt” niet.

Daarna begint het echte werk. Begeleiden gaat uit van de ander. Waar staat deze collega en hoe kijkt hij naar de mensen om hem heen? Vanaf daar bepaal je welke begeleiding hij nodig heeft.

Stel de vraag gewoon. Heb je nooit geleerd hoe je zo’n gesprek voert? Of vind je het ongemakkelijk als iemand emotioneel wordt?

Die twee antwoorden liggen ver uit elkaar en vragen een ander vervolg. Wie het nooit leerde, help je met oefenen. Wie het ongemakkelijk vindt, help je door uit te zoeken wat er in dat moment gebeurt. Vul dat antwoord niet voor hem in, want de oorzaak zit niet altijd waar jij hem zoekt.

Leg hem daarom de situatie voor. Je vraagt een collega hoe het gaat en zij zegt dat het niet goed gaat. Wat gebeurt er dan met jou? Zo krijg je zicht op wat hem op dat moment tegenhoudt. Vaak weet hij niet wat hij moet zeggen en is hij bang om het verkeerde te zeggen. De inhoud is veilig terrein. Dat is geen onwil.

Een schriftelijke cursus autorijden bestaat niet. Gesprekken voeren hoort in dezelfde categorie. Uitleg helpt om te beginnen, daarna moet iemand het zelf doen. Met jou ernaast, die meekijkt en achteraf vraagt wat er gebeurde.

Drie vragen voor die nabespreking:

• Wat gebeurde er met jou toen het gesprek persoonlijk werd?
• Wat deed je vervolgens?
• Wat doe je de volgende keer anders?

Reken op een paar rondes. Hij valt de eerste keren terug in zijn oude patroon en dat hoort erbij. Blijf weg bij de neiging om het gesprek van hem over te nemen zodra het schuurt, want dan leert hij er niets van.

Spreek ook af waar het ophoudt. Ruimte geven aan emotie betekent niet dat hij het probleem oplost. Luisteren, laten merken dat hij het gehoord heeft en samen bepalen wat de volgende stap is, is genoeg.

Zodra deze collega meer ruimte geeft aan de ander, komen signalen eerder boven tafel. Mensen vertellen hem wat er speelt voordat het uit de hand loopt, en zijn gesprekken lopen minder vaak vast op iets dat niemand benoemt. Hij wint er zelf ook bij, want een gesprek dat persoonlijk wordt kost hem daarna minder moeite.

Kijk dus eerst waar iemand staat voordat je besluit of je stuurt of begeleidt. Je moet weten of iemand kan fietsen voordat je vertelt welke kant hij op moet.

Wil je collega’s beter begeleiden in dit soort situaties? In de training Coachings- en begeleidingsvaardigheden leer je hoe je dat proces opbouwt en welk gedrag daarbij past.

if(window.strchfSettings === undefined) window.strchfSettings = {};
window.strchfSettings.stats = {url: “https://hrd-groep.storychief.io/nl/de-zakelijke-collega-die-afhaakt-bij-emoties?id=906505453&type=27”,title: “De zakelijke collega die afhaakt bij emoties”,siteId: “23799”,id: “”};
(function(d, s, id) {
var js, sjs = d.getElementsByTagName(s)[0];
if (d.getElementById(id)) {window.strchf.update(); return;}
js = d.createElement(s); js.id = id;
js.src = “https://d37oebn0w9ir6a.cloudfront.net/scripts/v0/strchf.js”;
js.async = true;
sjs.parentNode.insertBefore(js, sjs);
}(document, ‘script’, ‘storychief-jssdk’))